"The St. Regis Bora Bora Resort"

Responsabilités

• participe à la gestion de l'équipe financière
• génère et fournit des résultats précis et opportuns sous forme de rapports, de présentations, etc
• fournit des informations aux superviseurs, collègues et subordonnés par téléphone, par écrit, par courrier électronique ou en personne
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• analyse les informations et évalue les résultats pour choisir la meilleure solution et résoudre les problèmes
• S'assure que les profits et les pertes sont documentés avec précision
• participe au processus d'évaluation du rendement des employés, en fournissant des commentaires au besoin
• S'assure que les procédures disciplinaires et la documentation sont remplies conformément aux procédures opérationnelles standard et locales et soutiennent le processus d'examen par les pairs
• prépare et coordonne les prévisions et les outlooks mensuels, y compris, mais non limité à, les prévisions trimestrielles pour le propriétaire et tous les rapports semblables pour Marriott
• supervise les processus d'audit interne, externe et réglementaire
• rapproche le bilan
• S'assure que le compte de résultat est exact et que les relevés sont remis aux personnes appropriées en temps opportun
• assure le respect des procédures opérationnelles standard et locales
• assister dans la gestion de l'équipe
• S'assure que les soldes des comptes sont appuyés par une documentation appropriée conformément aux SOP
• informe et/ou met à jour les cadres, les pairs et les subordonnés sur les informations financières pertinentes en temps opportun
• fournir une orientation et une assistance aux autres unités organisationnelles concernant les politiques et procédures comptables et budgétaires, ainsi qu'un contrôle et une utilisation efficaces des ressources financières
• S'assure que les taux de taxe utilisés pour la taxe de vente/d'utilisation sont actuels et que les montants appropriés sont collectés et/ou accumulés
• S'assure que les politiques immobilières sont administrées de manière juste et cohérente
• agit comme un expert de son domaine
• prend en charge un environnement de contrôle comptable et opérationnel solide pour protéger les actifs, améliorer les opérations et la rentabilité et gérer les risques commerciaux
• maintenir les objectifs financiers
• établit et entretient des relations de collaboration ouvertes avec les employés
• compile, code, catégorise, calcule, totalise, audite ou vérifie des informations ou des données
• examine les problèmes d'audit et apporte les corrections nécessaires
• assiste aux réunions de critique pour examiner les informations avec l'équipe de gestion
• soumet les rapports en temps opportun, en garantissant les délais de livraison
• S'assure que les permis de propriété, les licences et, le cas échéant, les contrats des fournisseurs sont à jour
• assiste les managers dans la préparation des programmes incentive de l'hôtel
• passe en revue les rapports financiers en concordance avec les calendriers et assure que tous les rapports sont soumis sur une base opportune
• exploite les processus comptables centralisés et les services partagés
• effectue toute autre tâche que lui confie le D.A.F. et le Directeur Général
• S'assure qu'une communication continue et régulière a lieu avec les employés pour les sensibiliser aux objectifs commerciaux, communiquer les attentes et reconnaître les performances
• démontre une connaissance des problèmes, des produits, des systèmes et des processus liés à l'emploi

Exigences

• fournit un excellent leadership
• maîtrise de langues étrangères
• doit être disposée à travailler en heures supplémentaires si nécessaire afin d'être à jour si les affaires l'exigent
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• capacité à s'exposer dans les décisions opérationnelles et stratégiques, fiabilité, transparence autonomie, rigueur sont ses principaux atouts
• doit être apte à communiquer avec l'équipe et les Chefs de Service des autres départements de façon professionnelle
• contrôle financier, lecture, analyse et interprétation des rapports chiffrés, des journaux professionnels et des règlements gouvernementaux
• bonne connaissances des programmes informatiques
• esprit organisationnel "

Responsabilités

• connaît, maîtrise et s'assure du bon fonctionnement de la mécanique des bâtiments et des équipements incluant l'informatique et la téléphonie
• en collaboration avec le service des réservations, s'assure que les réservations sont enregistrées correctement
• fait la promotion des produits et soins du spa auprès de la clientèle afin de développer les ventes du département
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• la connaissance des produits Clarins serait très appréciable
• sollicite les commentaires des clients afin de mesurer leur satisfaction
• mise en place, entretien, hygiène & qualité
• assure une bonne relation avec la clientèle, tant lors des contacts téléphoniques que lors de ses rendez-vous et ou visites au spa

Exigences

• bonne communication
• doit être perspicace et réactif

Gains pour le poste réceptionniste

Responsabilités

• se charge de la permanence du bureau du Directeur Général
• sous la responsabilité du Directeur Général, et conformément au règlement et aux procédures du St
• reçois et filtre les communications téléphoniques
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• il organise et coordonne le travail du Directeur Général et ses Adjoints
• gère la signature des courriers par le Directeur Général
• dépouille et ventile le courrier reçus du Directeur Général
• organise les réunions et élabore les comptes rendus
• gère l'envoi et la réception des courriers
• transmission et rédaction des informations des départements / pour les départements
• S'assure du classement et du rangement des documents
• est une digne représentante des standards de la marque St. Regis et des procédures de l'hôtel
• assure la gestion administrative des GEI et des autres commentaires clients
• tient actualisé l'agenda du Directeur Général
• met en forme les comptes-rendus, rapports, consultations, courriers, tout en respectant la charte graphique de l'entreprise et conformément aux standards
• assure le suivi des démarches officielles et/ou administratives pour le Directeur Général
• est en charge de l'organisation des déplacements à l'extérieur de la Direction Générale
• se charge de l'accueil des visiteurs du Directeur Général
• S'assure que les zones publiques de son département sont propres et en bon état
• regis Bora Bora Resort, l'Assistant de Direction est un ambassadeur actif et compétent dans toutes les tâches liées au service de la Direction Générale tout autant que des valeurs St Regis et ce, en toutes circonstances
• imprime les rapports journaliers nécessaires à l'activité de la Direction Générale
• il s'engage à garantir à tous les clients internes et externes la courtoisie, l'efficacité des réponses à leurs besoins et la reconnaissance qui leur est due

Exigences

• maîtrise de langues étrangères
• esprit d'analyse, bonne sensibilité, capacité d'écoute et de dialogue, méthodique, organisé et précis
• bonne connaissance des techniques rédactionnelles"

Responsabilités

• répondre de manière rapide et efficace aux demandes des clients, par e-mail ou par téléphone
• accepter d'autres demandes ou projets provenant de la WEM, des DOSs ou de la DOSM
• mettre à jour la base de donnés clients et analyser les données significatives concernant les mariages, événements et groupes
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• répondre à toutes les demandes des clients selon les standards et procédures, leur assurant sécurité et confort
• assister les départements opérationnels si la situation l'exige
• collaborer avec les départements des Sales & Marketing afin de s'assurer que les réservations soient correctement quotées et enregistrées
• respecter les standards et procédures de l'hôtel, dans une perspective à la fois individuelle et d'équipe
• participer aux réunions du département Sales & Marketing
• maitrise des outils informatiques nécessaire
• contribuer à une communication efficace permettant à l'équipe et aux autres départements d'avoir rapidement accès aux informations importantes
• esprit organisationnel, attention au détail et bonne gestion du temps imparti et des priorités
• S'occuper de la facturation des activités et des services
• coordonner les demandes quotidiennes des clients depuis leur check-in jusqu'à leur départ, avec des départements nécessaires : la Réception, les Bagagistes, la Conciergerie, le Spa
• apporte un support administratif et un suivi à l'équipe
• etre responsable de la bonne relation entre les clients et le département des mariages, événements et groupes durant toutes les interactions et durant les étapes du check-in et du check-out
• faire le suivi avec les clients quand ils sont à l'hôtel, jusqu'à leur départ
• implémenter des standards de service et de reconnaissance clients de qualité, en mettant particulièrement l'accent sur les clients VIP et les produits d'accueil
• préparer tous les éléments de communication à envoyer aux départements
• etre force de propositions, savoir s'adapter et prendre des initiatives et faire preuve de flexibilité
• coordonner et organiser les visites avec les clients
• assurer le bon déroulement et la coordination des opérations, des mariages, des événements et des groupes depuis le début de leur organisation jusqu'à la fin
• S'assurer du maintien de la propreté des espaces alentours de la Bridal Boutique
• développer les profits du département des mariages, événements et groupes, qui contribuent à la performance financière globale de l'hôtel
• assiste la WEM dans l'organisation et le déroulement des mariages, événements et groupes sur le resort
• L'Assistant Events and Wedding Manager aura idéalement une formation liée au champ de l'hôtellerie
• S'occuper des demandes relatives aux mariages, événements et groupes depuis la réception de ces demandes jusqu'aux diverses facturations qui peuvent avoir lieu après le départ des clients, impliquant la coordination des opérations pour les mariages, événements et groupes
• demander des retours aux clients pour juger de leur satisfaction
• etre en relation avec les départements internes afin d'assurer que les standards soient respectés lors des visites
• compréhension du marché des groupes
• savoir faire preuve d'une bonne première impression, de compétences interactionnelles ; avoir l'esprit d'équipe et le sens du service digne d'un établissement 5

Exigences

• savoir prendre des initiatives par rapport aux besoins spécifiques des clients avant leur arrivée et s'assurer qu'ils soient respectés dès le premier jour

Responsabilités

• contrôler et suivre les créances des clients
• effectue toute autre tâche que lui confie la Directrice Financière
• encadrer l'équipe comptable
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• capacité à s'exposer dans les décisions opérationnelles et stratégiques, fiabilité, transparence autonomie, rigueur sont ses principaux atouts
• veiller au respect des clôtures mensuelles de compte et réconciliations
• etablir les éléments de paie et le contrôle
• gestion des dossiers de révision des commissaires aux comptes
• gérer les déclarations
• suivi des relations bancaires et rapprochements bancaires
• assister les Chefs de Service et/ou Départements dans leur gestion de revenue et couts
• S'assurer que toutes les fonctions de comptabilité sont exécutées selon les politiques et les procédures locales, de l'hôtel et de la compagnie et contrôle la tenue des comptes
• contrôler l'utilisation correcte des codifications analytiques lors de la saisie comptable
• assurer la conformité aux politiques Marriott
• etre garant du respect des procédures internes lies à la comptabilite
• produire des rapports financiers précis et fiables comme déterminé par la politique de l'hôtel
• etablir une trésorerie prévisionnelle

Exigences

• maîtrise de langues étrangères
• doit être disposée à travailler en heures supplémentaires si nécessaire afin d'être à jour si les affaires l'exigent
• doit être apte à communiquer avec les associés et les Chefs de Service des autres départements de façon professionnelle
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• contrôle financier, lecture, analyse et interprétation des rapports chiffrés, des journaux professionnels et des règlements gouvernementaux
• bonne connaissances des programmes informatiques
• esprit organisationnel "